Privacyreglement

Laatst bijgewerkt: 18-03-2024

Wij vinden dat de privacy van onze cliënten en de persoonsgegevens van de bezoekers van onze website met de grootst mogelijke zorgvuldigheid moeten worden behandeld. Bij de verwerking van de persoonsgegevens handelen wij overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en overige privacywetgeving.

Wij ontvangen, bewaren en gebruiken uitsluitend die persoonsgegevens die door jou worden opgegeven, gedurende je bezoeken aan onze praktijk en het bezoeken en gebruiken van onze website en bijbehorende diensten, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt. Bijvoorbeeld als je een formulier op de website invult, zoals het contact- en registratieformulier, of ons een e-mail stuurt. De gegevens die je ons toestuurt worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van jouw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Je persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening van een wettelijke bewaarplicht. Je kunt ook zelf vragen om wijziging of verwijdering van gegevens. Wij hebben dit verder uitgewerkt in onderstaand Privacyreglement.

Privacyreglement Psy-zo!

Persoonlijke gegevens
Je gegevens (naam, adres, leeftijd, gezondheid etc.) die voor het verlenen van hulp in onze administratie moeten staan, worden geregistreerd volgens de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Iedere organisatie is verplicht om correct met privacygevoelige gegevens om te gaan. Naar aanleiding hiervan is een privacyreglement opgesteld voor Psy-zo!. Dit betekent dat je gegevens niet toegankelijk zijn voor buitenstaanders. Ook hebben onze medewerkers een beroepsgeheim. Zonder jouw toestemming mogen zij nooit gegevens doorgeven aan derden.

Het dossier
In jouw dossier noteren wij, in overleg met jou, jouw gegevens, en voor zover van toepassing die van jouw gezin. Wanneer de behandeling is afgesloten, sluiten wij het dossier af. Na de laatste behandelsessie wordt de huisarts of verwijzer op de hoogte gesteld van de bevindingen. Na afsluiting van het dossier zijn wij wettelijk verplicht dit twintig jaar te bewaren en het daarna te vernietigen.

Recht op inzage en verbetering
Je hebt het recht om jouw dossier in te zien, dit is standaard geregeld middels het Electronische Patiëntendossier.

Artikel 1
Algemene bepalingen

Terminologie en begripsbepaling van wet en reglement

A. Persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
B. Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op natuurlijke personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.
C. Betrokkene: de natuurlijke persoon over wie persoonsgegevens in een persoonsregistratie zijn opgenomen.
D. Verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over een persoonsregistratie.
E. Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke gegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
F. Het verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens, voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
G. Verstrekken van gegevens aan derden: verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie aan een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder, met uitzondering van het verstrekken aan de bewerker of de betrokkene
H. De wet: De Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Artikel 2
Werking en doel van de registratie:

1. In het reglement komt aan de orde al hetgeen onder gewone omstandigheden met betrekking tot de registratie wordt verricht en uit een oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen van belang zijn.
2. De persoonsregistratie heeft tot doel het vastleggen van persoonsgegevens, het bieden van individuele informatie en het verstrekken van collectieve informatie over betrokkenen ten behoeve van het goed functioneren van de hulpverlening en de organisatie.

Artikel 3
De persoonsregistratie van de organisatie bevat gegevens over de volgende categorieën van personen:

1. Cliënten
2. Werknemers

Artikel 4
De persoonsregistratie – die bij Psy-zo! bestaat uit dossiers en een geautomatiseerde administratie  – kan de volgende gegevens bevatten:

1. Cliënten
1. De voor een goede (financiële) administratie noodzakelijke gegevens.
2. Agenda’s van de medewerkers met hierin de cliënten en afspraken.
3. Cliënten dossiers, bestaande uit:

• Het (geschreven) intakeformulier
• Gespreksverslagen met      
  Cliënten
  Bedrijfsarts
  Huisarts
  Collegae binnen de praktijk
• Uitslagen van onderzoeken 
  Individueel afgenomen tests
  Tests afgenomen door derden
  Resultaten van vragenlijsten
  
• Behandelplan
• Observatieverslagen

2. Werknemers

1. Arbeidsovereenkomst
2. Verslagen van functioneringsgesprekken (zie reglement functioneringsgesprekken)
3. Verslagen van visitatie

Artikel 5

Het beheer van de persoonsregistratie

1. Het management draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
2. Medewerkers, die uit hoofde van hun functie kennis nemen van geregistreerde persoonsgegevens, zijn gehouden deze gegevens niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is; zij mogen die niet aan onbevoegden meedelen.

Artikel 6

Rechtstreeks toegang tot de registratie hebben:

Management:                                Artikel 4.1.1, 4.1.2 en 4.1.3, 4.2.1, 4.2.2 en 4.2.3
Baliemedewerker:                        Artikel 4.1.1
Administratief medeweker:       Artikel 4.1.1, 4,1.2 en 4.1.3
Behandelaren:                              Artikel 4.1.1, 4.1.2 en 4.2.3 mits de raadpleging noodzakelijk is uit beroepsmatig oogpunt  

Artikel 7
Het uitwisselen van gegevens geschiedt alleen na toestemming van betrokkenen, in geval van een cliënt jonger dan 18 jaar, de wettelijke vertegenwoordigers.

Artikel 8
De verantwoordelijke is verplicht de betrokkene waarover gegevens worden opgenomen mede te delen dat dit het geval is. Deze taak kan hij delegeren aan de behandelend psycholoog.

Artikel 9
Betrokkenen hebben, na schriftelijk verzoek hierom, het recht om binnen vier werken na dat verzoek de geregistreerde gegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen in te zien. Een afwijzing van dat verzoek dient met redenen te zijn omkleed.

Artikel 10
In verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden kan betrokkene verzet aantekenen tegen verwerking van persoonsgegevens. De verantwoordelijke beoordeelt binnen vier weken of het verzet gerechtvaardigd is.

Artikel 11
Verwijderen van gegevens

1. Met toestemming van cliënt kunnen de gegevens overgedragen worden aan een andere hulpverlener.
2. In alle gevallen worden de gegevens na het verstrijken van de wettelijke vastgestelde termijn (10 jaar) vernietigd. Bij verwachting van civielrechtelijke procedures 20 jaar en bij verwachting van strafrechtelijke procedures in verband met seksuele misdrijven 30 jaar.

Artikel 12
Beroepsprocedure
Indien betrokkenen menen dat dit reglement onjuist wordt toegepast respectievelijk dat aan hun verzoeken tot verbetering, aanvulling of verwijdering ten onrechte geen gehoor is gegeven, kunnen zij daartegen bezwaar maken bij de LVE of het NIP.

Artikel 13
Aanleveren van gegeven aan derden zoals:
A) Zorgverzekeraars: middels de factuur (conform regelingen NR/CU-524 en NR/CU-530 van de NZA).
B) Akwa GGZ: aanleveren van behandelresultaten (zie https://akwaggz.nl/). Wij leveren de uitkomsten van alle vragenlijsten gepseudonimiseerd (waardoor de gegevens niet herleidbaar zijn) en conform voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan bij Akwa GGZ. Akwa GGZ staat voor alliantie kwaliteit in de geestelijke gezondheidszorg, met als doel te leren en te verbeteren.

Psy-zo! is wettelijk verplicht of vanwege de contracten met de zorgverzekeraars om deze gegevens bij de bovenstaande instanties aan te leveren.

Mocht de cliënt aangeven dat de cliënt niet wil dat deze gegevens aan bovenstaande partijen worden doorgestuurd dan kan de cliënt een privacyverklaring tekenen. Dit betekent dat de cliënt een papieren factuur krijgt, met een beperkt aantal gegevens die de cliënt aan Psy-zo! dient te betalen. Vervolgens kan de cliënt de factuur indienen bij de zorgverzekeraar.

Artikel 14
Dit reglement treedt in werking op 29 april 2014.

Artikel 15
In omstandigheden waarin dit reglement niet voorziet, beslist het management/verantwoordelijke.